Pourquoi votre entreprise devrait-elle faire appel à une agence événementielle ?

Les entreprises de toutes formes et de toutes tailles ont dû organiser des événements. Qu’il s’agisse du lancement d’un produit, d’un événement d’entreprise ou d’une fête de Noël, les organisations ont de nombreuses raisons de tenir et d’organiser des événements. Cependant, la production de ces événements est généralement confiée à des personnes dont la fonction principale n’a pas grand-chose à voir avec la gestion d’événements, à savoir le service marketing ! Si le marketing et l’événementiel fonctionnent bien en synergie, ils ne sont pas exclusivement compatibles, car la production d’un événement demande plus d’efforts que ce que la plupart des spécialistes du marketing peuvent gérer en plus de leur charge de travail actuelle ! C’est pourquoi nous conseillons de faire appel à des professionnels. 

Il y a de nombreux avantages à faire appel à une société de gestion d’événements, afin de produire des événements rentables, réussis et conformes à la marque, gérés par une équipe d’experts. 

Voici nos principales raisons de faire appel à une société professionnelle de gestion d’événements :

1. Soulagez votre équipe

Évitez de perturber la charge de travail quotidienne de votre personnel et confiez l’organisation d’événements à des spécialistes. En ajoutant l’organisation d’un événement à la liste croissante des tâches de vos employés, vous ne ferez que les détourner du travail pour lequel vous les avez engagés. L’organisation d’un événement exige toute votre attention et une gestion constante et cohérente, qu’il vaut mieux confier à quelqu’un qui peut consacrer son temps à l’organisation d’un événement exceptionnel. 

Réduisez la charge de travail de votre équipe et confiez l’organisation à des professionnels, qui sont non seulement qualifiés pour ce rôle et savent ce qu’ils font, mais qui peuvent aussi gérer le stress, pour que vous n’ayez pas à le faire !

2. Économiser de l’argent sur la chaîne d’approvisionnement

L’idée reçue selon laquelle le recours à une agence pour l’organisation d’un événement est plus onéreux est très répandue. En effet, les organisations économiseront de l’argent sur la production d’événements en bénéficiant du réseau diversifié des agences événementielles et de leur longue liste de contacts avec les fournisseurs. L’utilisation des chaînes d’approvisionnement des agences événementielles leur permettra d’obtenir les meilleurs tarifs pour votre événement, tout en respectant le budget et en gérant tous les frais des fournisseurs. Parfois, les idées peuvent changer au cours de la planification en raison de l’augmentation rapide des coûts, mais une agence événementielle est en mesure de respecter le budget et de contrôler correctement les fonds alloués à la production d’événements.

Il est important de noter que les entreprises ne sont pas en mesure d’accéder seules à ces tarifs réduits. Il est donc utile d’envisager de profiter des connexions des agences avec des fournisseurs plus larges pour créer des événements exceptionnels à un coût beaucoup plus bas. Ne vous occupez plus des chiffres et faites confiance à l’expertise d’une agence pour créer des événements mémorables, à une fraction du prix.

3. L’avis de spécialistes et d’experts 

Parce qu’ils font ce métier depuis si longtemps, nos fabuleux gestionnaires d’événements et de projets savent ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qu’ils pourraient être en mesure de réaliser. Ils ont toutes les idées créatives en main et nous travaillons avec vous tout au long de la planification et du processus, afin de nous assurer qu’il complète et s’adapte à votre entreprise, à votre marque et à votre budget. 

Chez Elegance Hotesse, nous avons une longueur d’avance et nous restons à l’affût des dernières tendances dans le secteur de l’événementiel, ce qui vous aide à prendre la décision de dépenser pour ceci et non pour cela ! Souvent, les idées peuvent sembler bonnes en théorie, mais lorsqu’elles sont mises en œuvre, elles peuvent s’effondrer de manière spectaculaire. C’est pourquoi nous vous recommandons de laisser aux experts le soin de déterminer ce qu’ils peuvent faire et comment ils peuvent donner vie à vos rêves d’événements grâce à leur expérience et à leur expertise. 

4. Un service professionnel  

Les événements produits par des agences sont très différents de ceux créés par des équipes internes. Elegance Hotesse fournit des services complets de la conception à la livraison, offrant un éventail complet et professionnel de solutions créatives en matière d’événements, de production, de relations publiques et de gestion de la marque. Avec la capacité de fournir ces services au plus haut niveau, Elegance Hotesse s’appuie sur son intégrité et sur une qualité de service exceptionnelle à un prix défiant toute concurrence. 

Avoir une agence événementielle en qui vous pouvez avoir confiance, comme Elegance Hotesse, vous soulagera d’un poids qui vous permettra de vous détendre en sachant que vos événements seront produits avec soin, innovation et avec une qualité de premier ordre.

5. Gestion des risques

Même les lieux les plus spectaculaires peuvent être victimes d’imprévus. Souvenez-vous du concert de Jennifer Lopez au Madison Square Garden de New York, qui a été victime d’une panne de courant le mois dernier. Heureusement, Jennifer Lopez pouvait compter sur un organisateur d’événements qui avait mis en place les mesures de sécurité et de prévention des risques nécessaires pour évacuer en toute sécurité l’ensemble de l’équipe, des clients payants et des artistes. Sans gestionnaire d’événements, qui sait ce qui aurait pu faire les gros titres ! 

Il s’agit là d’une différence importante entre un gestionnaire d’événements et une équipe interne qui organise un événement. En effet, l’expert en événements s’assure que tous les risques, qu’il s’agisse de risques d’incendie, de santé ou de sécurité, sont gérés et que des plans sont en place en cas d’incident, avec des plans d’urgence à suivre. Nos chefs de projet veillent à mettre les points sur les i et les barres sur les T. Ainsi, si quelque chose ne fonctionne pas le jour de l’événement, ils sont prêts à tout remettre en place.

6. Travailler dans la transparence 

Il est essentiel que vous ayez une compréhension mutuelle avec l’agence événementielle que vous avez choisie et que vous soyez constamment tenu au courant des derniers développements de votre événement.

Chez Elegance Hotesse, nous sommes fiers de travailler avec nos clients, et pas seulement pour eux. Notre mission est d’établir des partenariats solides, confiants et mutuellement bénéfiques à long terme avec nos clients afin de leur fournir une qualité de premier ordre, un bon rapport qualité-prix et des événements créatifs de manière honnête, ouverte et transparente. Nous voulons vous soulager du stress, tout en vous informant et en vous tenant au courant de l’évolution de vos événements tout au long de la culture.