Quels sont les délais de conservation des archives ?
C’est une obligation pour les entreprises de conserver les documents qu’elles produisent au quotidien. Mais elles doivent le faire en respectant un certain délai. Si vous êtes le patron d’une société, découvrez pendant combien de temps vous êtes tenu de conserver vos factures, registres et autres documents qui participent au pilotage de votre activité.
Délai d’archivage des documents et pièces comptables
Vous êtes conscient de la nécessité de conserver vos documents et pièces comptables. Mais vous ne savez pas pendant combien de temps cet archivage doit être effectué. Sachez que le délai légal de conservation de votre livre-journal, livre d’inventaires, grand-livre, bilan, compte de résultat, balance, livre de caisse et tout autre document comptable est de 10 ans. Ce délai doit également être respecté dans le cadre de l’archivage de toutes pièces comptable justificative, comme un bon de commande, une facture et un bon de livraison ou de réception. Notez que le délai court à compter de la date de clôture de l’exercice comptable.
Il n’y a pas de compromis sur le respect du délai légal archivage document de votre entreprise. Vous pouvez avoir à communiquer en justice un papier comme élément de preuve dans le cadre d’un litige. Si celui-ci n’est pas en votre possession, imaginez le préjudice que vous pourrez subir. En outre, sachez que l’administration fiscale a le droit d’enquêter et de contrôler vos documents comptables pendant 6 ans, à compter de la date de la dernière opération pour laquelle ils ont été établis.
Durée d’archivage des documents fiscaux
La loi vous oblige à archiver vos documents fiscaux pendant 6 ans au moins. Sont concernés, entre autres, les justificatifs de paiement de l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés, la taxe sur le chiffre d’affaires, la TVA, la CFE et la CVAE. Mais sachez qu’en ce qui concerne les documents relatifs à l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés, l’administration fiscale a le droit de chercher à y avoir accès durant les 3 ans qui suive l’année de l’imposition à laquelle ils sont dus. Toutefois, si on vous soupçonne que vous meniez des activités occultes ou illicites, les impôts peuvent contrôler vos comptes en remontant jusqu’à 10 ans en arrière.
Délai de conservation des documents sociaux
Si vous vous débarrassez de vos documents sociaux sans respecter leur délai de conservation légale, vous vous exposez à des sanctions. Sachez donc que tous les contrats de travail, les lettres d’engagement, de démission, de licenciement et de sanction disciplinaire et les fiches individuelles relatives à l’intéressement et à la participation doivent être archivés pendant une période de 5 ans. Cette durée de conservation s’applique également au registre du personnel, aux bulletins de paie (qu’ils soient sous forme papier ou sou forme électronique), aux documents provenant de l’inspection du travail et aux déclarations ainsi que des documents en lien avec un accident de travail. Quant aux documents qui justifient la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait et ceux relatifs aux charges sociales, leur archivage doit se faire durant 3 ans. Le délai est toutefois plus court pour les documents justifiant la comptabilisation des horaires de travail des salariés, des heures d’astreinte et leur compensation. Il est de 1 an.
Délai de conservation des archives liées aux assurances
Avant de jeter vos documents liés aux assurances, soyez sûr de les avoir archivés pendant la période légale. Celle-ci est de 2 ans s’il s’agit des avis d’échéance, des quittances, des preuves de règlement et des courriers de résiliation. Concernant les contrats, il est exigé de les conserver pendant la durée desdits contrats + 2 ans. Par compte, le temps d’archivage est plus long quand il s’agit d’un dossier de sinistre corporel. Il est de 10 ans après la fin de l’indemnisation.
